Das neue Jahr wollen wir mit einem Thema beginnen, das alle inländische Unternehmen – also auch die gemeinnützigen – betrifft: die elektronische Rechnung (kurz: „eRechnung“). Geregelt ist sie derzeit noch im Wachstumschancengesetz, aus dem wir bereits in unserer letzten Ausgabe für den ermäßigten Umsatzsteuersatz zitiert hatten. Derzeit hängt das Gesetz immer noch im Vermittlungsausschuss fest. Vor dem Hintergrund, dass die Länder starke Vorbehalte gegen das Gesetz haben, ist zu vermuten, dass weitere Einschnitte an dem Wachstumschancengesetz vorgenommen werden.
Die nächste Sitzung des Bundesrats ist für den 2. Februar 2024 vorgesehen. Sollte sich das Gesetzgebungsverfahren weiter hinziehen, ist sogar denkbar, dass unstrittige Teilbereiche des Wachstumschancengesetzes in ein neues JStG 2024 eingehen werden. Dieses wird man aber wohl erst dann anstoßen, wenn klar ist, wie es mit den Resten des Wachstumschancengesetzes weitergeht.
Unabhängig von dem weiteren Schicksal des Gesetzes wird die elektronische Rechnung aber kommen, weswegen wir heute die Grundzüge vorstellen wollen.
Die elektronische Rechnung soll ab dem 1. Januar 2025 eingeführt und nach einer Übergangsphase ab dem Jahr 2028 für alle inländischen Unternehmen verpflichtend werden. Nicht zu verwechseln ist die „eRechnung“ mit der seit Jahren etablierten elektronisch versendeten PDF-Rechnung. Bei der neuen eRechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem ganz bestimmten Datenformat (CEN-Norm EN 16931), welches der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und den Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/ EU entsprechen muss.
Rechnungen in Papier, PDF oder sonstigen Formaten (EDI-Verfahren), wie sie aktuell im Umlauf sind, werden ab dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert. Rechnungen im EDI-Verfahren sind beispielsweise die XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen bereits seit einigen Jahren verpflichtend anzuwenden ist sowie das ZUGFeRD-Format, welches eine Kombination aus PDF und XML Datei darstellt. Diese sollen neben der eRechnung auch uneingeschränkt weiterhin genutzt werden können, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder kompatibel ist.
Ziel der Bundesregierung ist es, über die neue eRechnung ein bundeseinheitliches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen einzuführen. Damit sollen Betrugshandlungen reduziert und erste Schritte zur vorausgefüllten Umsatzsteuererklärung geebnet werden.
Wer und welche Umsätze sind betroffen?
Die ab 2028 geltende Verpflichtung, eine eRechnung auszustellen, betrifft nur Unternehmer mit Sitz im Inland, die Leistungen an andere inländische Unternehmer ausführen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Ausgenommen von der eRechnungen sind Kleinstbetragsrechnungen (bis EUR 250) und Fahrausweise. Sofern ein inländisches Unternehmen bereits ab dem Jahr 2025 eRechnungen ausstellt, müssten konsequenterweise auch die Rechnungsempfänger in der Lage sein, eRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies betrifft auch Rechnungsempfänger, die nur steuerfreie Ausgangsumsätze erzielen, wie beispielsweise Ärzte und soziale Einrichtungen, und voraussichtlich auch Kleinunternehmer. Vor diesem Hintergrund sind zwangsläufig alle inländischen Unternehmen gefordert, sich zeitnah mit dem Thema „eRechnung“ auseinanderzusetzen, um rechtzeitig die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen.
Bis wann sind welche Rechnungsformate noch zulässig?
Die Einführung der neuen eRechnung kann stufenweise erfolgen. Für inländische Rechnungsaussteller gelten derzeit die folgenden Zeitpunkte:
| Gültig ab 1. Januar | Papierrechnung | Sonstige Rechnung im elektronischen Format ohne weitere technische Anforderungen (kein EDI-Verfahren) | Sonstige Rechnungen im EDI-Verfahren (z.B. XRechnung; ZUGFeRD) | eRechnung nach CEN-Norm EN 16931 |
| 2025 | zulässig | zulässig mit Zustimmung des Rechnungs-empfängers | zulässig mit Zustimmung des Rechnungs-empfängers | zulässig |
| 2026 | zulässig | zulässig mit Zustimmung des Rechnungs-empfängers | zulässig mit Zustimmung des Rechnungs-empfängers | zulässig |
| 2027 | zulässig, wenn Gesamtumsatz 2026 < TEUR 800 | zulässig unter Zustimmung des Rechnungsempfängers und wenn Gesamtumsatz 2026 < TEUR 800 | Zulässig mit Zustimmung des Rechnungsem-pfängers und wenn Daten aus Rechnung für eRechnung kompatibel sind oder wenn Gesamtumsatz 2026 < TEUR 800 | zulässig |
| 2028 ff. | nicht mehr zulässig | nicht mehr zulässig | zulässig mit Zustimmung des Rechnungsem-pfängers und wenn Daten aus Rechnung für eRechnung kompatibel sind | zulässig |
Ausblick und Handlungsbedarf
Die eRechnung wird kommen, dies ist gewiss. Ob die Annahme einer eRechnung auch für den Rechnungsempfänger schon ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend sein wird, steht noch nicht fest. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht dies vor, der Bundesrat fordert aber Nachbesserung. Schließlich stellt die Einführung der eRechnung viele Unternehmen vor große technische Herausforderungen. Ferner hat die Überarbeitung der CEN-Norm EN 16931 für den B2B Bereich gerade erst begonnen und es ist fraglich, ob diese bis zum 31. Dezember 2024 final zur Verfügung steht und implementiert werden kann. Das Ergebnis des Vermittlungsausschusses ist auch in diesem Punkt noch offen.
Nichtsdestotrotz ist es zu empfehlen, sich bereits jetzt mit dem Thema zu beschäftigen. Vielleicht ein guter Vorsatz für das neue Jahr…
