Die Neuerung betrifft primär Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne und somit auch viele Non-Profit-Organisationen (NPO), sofern sie unternehmerisch tätig sind. Die Pflicht ergibt sich aus der europäischen Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) und einem entsprechenden Richtlinienentwurf der EU-Kommission. Deutschland hat vorab beschlossen, das Erstellen von E-Rechnungen stufenweise verbindlich zu machen.
E-Rechnung und Abgrenzung zu sonstigen Rechnungen
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann (z. B. „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“). Anders als bisherige „elektronische Rechnungen“ im PDF- oder JPEG-Format gilt eine reine PDF-Datei ab 2025 als „sonstige Rechnung“ und steht damit einer Papierrechnung gleich. Zudem muss die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt werden (z. B. E-Mail oder Downloadportal); ein physischer Datenträger genügt nicht.
Anwendungsbereich der E-Rechnungs-Pflicht
- Wer ist betroffen?
Alle Unternehmer im Inland, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen (B2B). Hierzu können auch gemeinnützige Körperschaften zählen, sobald sie Umsätze erzielen, die dem Umsatzsteuergesetz unterliegen (z. B. Vermietungen, Verkäufe). - Empfang von E-Rechnungen
Unternehmer müssen ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen akzeptieren können. Es ist also notwendig, ein System oder zumindest ein Verfahren zu haben, das maschinenlesbare Rechnungen (etwa im XML-Format) verarbeiten kann. Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht. - Ausstellen von E-Rechnungen
Die Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen, greift grundsätzlich ebenfalls ab 2025. Aufgrund von Übergangsfristen (bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027 für kleinere Unternehmen) kann man allerdings noch Rechnungen in Papierform oder als PDF ausstellen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Ausnahmen und Besonderheiten mit besonderer Relevanz für NPOs
- Nichtunternehmer: Liegt keine Unternehmereigenschaft vor, besteht keine Pflicht zur Ausstellung oder zum Empfang von E-Rechnungen. Das betrifft z. B. Organisationen, die ausschließlich spenden- und beitragsfinanziert sind, ohne unternehmerische Tätigkeiten auszuüben (z.B. entgeltliche Dienstleistungen oder steuerpflichtige Vermietungen).
- B2C-Umsätze: Umsätze zwischen Unternehmern und Privatpersonen fallen nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht.
- Nicht umsatzsteuerbare Vorgänge: Hier besteht keine Rechnungs- bzw. E-Rechnungspflicht (z. B. Einnahmen im ideellen Bereich, „echte“ Mitgliedsbeiträge).
- Steuerbefreite Leistungen: Für rein umsatzsteuerfreie Umsätze (nach § 4 Nr. 8–29 UStG) sind grundsätzlich keine Rechnungen erforderlich, somit auch keine E-Rechnungen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben von der Pflicht ausgenommen.
- Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG sind nicht allgemein ausgenommen und müssen daher ebenfalls E-Rechnungen empfangen und ausstellen, wenn sie steuerpflichtige Umsätze tätigen.
Übergangsregelungen
- Bis Ende 2026 (bzw. 2027 bei Gesamtumsatz bis 800.000 €) können Rechnungen noch in Papier- oder PDF-Form ohne strukturiertes Format ausgestellt werden. Für den Empfang der E-Rechnungen hingegen muss man schon ab 2025 ausgerüstet sein.
Rechtsfolgen bei Verstößen
- Vorsteuerabzug: In der Regel ist eine korrekte E-Rechnung Voraussetzung, um Vorsteuer geltend zu machen. Wird nur eine „sonstige Rechnung“ ohne strukturiertes Format ausgestellt, kann dies zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
- Vertrauensschutz gilt u. a. dann, wenn der Aussteller glaubhaft machen kann, dass er Übergangsregelungen in Anspruch nehmen darf.
- Gemeinnützigkeitsrecht: Ein Verstoß gegen die E-Rechnungs-Pflicht allein führt nicht zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit, solange keine gravierende Verletzung der tatsächlichen Geschäftsführung vorliegt.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht setzt Unternehmen und auch gemeinnützige Organisationen unter Zugzwang, ihre Abrechnungsprozesse zu digitalisieren. Obwohl in der Anfangsphase Umstellungsaufwand entsteht, soll die Maßnahme langfristig Bürokratie abbauen und die Umsatzsteuerkontrolle verbessern. Non-Profit-Organisationen sollten insbesondere prüfen, ob sie (auch nur teilweise) als Unternehmer im Sinne des UStG agieren und deshalb die notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen müssen.
