Viele Arbeitgeber mahnen ab, wenn ein/-e Mitarbeiter:in etwas falsch macht. Das ist richtig so. Aber in der Praxis sehe ich immer wieder dieselben Fehler – und die können im späteren Kündigungsschutzprozess teuer werden.
1. Kein konkreter Sachverhalt: „Unpünktlichkeit“ oder „schlechte Arbeitsleistung“ reichen nicht. Die Abmahnung muss das Fehlverhalten so konkret beschreiben wie möglich, ähnlich einem Polizeibericht mit Datum, Uhrzeit, genauem Vorfall und idealerweise der Benennung von Zeugen. Nicht: „Sie erschienen in den letzten 3 Monaten wiederholt zu spät.“ Sondern: „Am 7. April 2026 erschienen Sie um 09:47 Uhr am Arbeitsplatz, obwohl Ihre Arbeitszeit um 09:00 Uhr beginnt.“
2. Keine klare Rüge: Es muss unmissverständlich klargestellt werden, dass das Verhalten arbeitsvertragswidrig ist. Weiche Formulierungen wie „wir bitten Sie, das zu ändern“ genügen nicht.
3. Keine Kündigungsandrohung: Ohne den Hinweis, dass bei Wiederholung eine Kündigung droht, ist die Abmahnung als Warnfunktion wertlos.
4. Zu alte Vorfälle: Eine Abmahnung verliert mit der Zeit ihre Wirkung. Wer einen Vorfall monatelang auf sich beruhen lässt und dann doch abmahnt, hat ein Problem. Besser: Vor Ausspruch der Abmahnung eine Anweisung aussprechen und eine konkrete Änderung des geduldeten Fehlverhaltens anordnen. Erst bei erneutem Verstoß abmahnen!
5. Mehrere Vorfälle vermischen: Für jeden eigenständigen Pflichtenverstoß gehört eine eigene, klare Darstellung rein. Wer alles in einen Topf wirft, riskiert, dass die gesamte Abmahnung unbrauchbar wird.
6. Den Abmahnungssatz vergessen: Nach der Auflistung aller Pflichtverletzungen muss ausdrücklich stehen: „Diese mahnen wir hiermit einzeln ab.“ Klingt banal – wird aber regelmäßig vergessen.
7. Keine Zustellung nachgewiesen: Eine Abmahnung, die die Arbeitnehmer:innen nicht nachweisbar erreicht hat, existiert rechtlich kaum. Ideal wäre persönlich gegen Unterschrift oder per Bote.
Und zum Schluss: Die Abmahnung gehört in die Personalakte. Arbeitnehmer:innen sind im Schreiben darüber zu informieren. Sie haben das Recht, eine Gegendarstellung beizufügen.
